De AVG-bijlage bij uw contract : u bent verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw ruiters, wij zijn de verwerker – met nauwkeurige verbintenissen.
Deze tekst is een vertaling voor uw gemak. Bij verschillen is de Franse versie doorslaggevend.
Deze verwerkersovereenkomst (de « DPA ») vormt de AVG-bijlage bij de Algemene servicevoorwaarden en geldt van rechtswege voor elke Klant van de Dienst Equimondo. Zij geeft uitvoering aan de verplichtingen van artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 (de « AVG »).
Voor de persoonsgegevens die door de Klant in de Dienst worden ingevoerd of geïmporteerd (ruiters en hun wettelijke vertegenwoordigers, eigenaren van paarden, teamleden, leveranciers) is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en is EQUIMONDO verwerker, die uitsluitend handelt op gedocumenteerde instructie van de Klant, waarbij het contract zelf de eerste instructie vormt.
EQUIMONDO host, bewaart, ordent, structureert, raadpleegt voor ondersteuning, maakt back-ups van, geeft terug en verwijdert de gegevens voor rekening van de Klant, uitsluitend met het oog op het leveren van de functies van de Dienst : beheer van de paarden en hun verzorging, rooster en reserveringen, pedagogische opvolging, communicatie met de ruiters, facturatie en inning, website van de Klant. De duur van de verwerking is die van het contract, verlengd met de voorziene reversibiliteitstermijnen.
De Dienst is ontworpen voor het beheer van minderjarige ruiters door professionele bedrijven. De Klant staat ervoor in dat de gegevens van minderjarigen worden verzameld bij hun wettelijke vertegenwoordigers of met hun instemming, en dat hij hun de informatie verstrekt die de artikelen 12 tot en met 14 AVG voorschrijven.
De Dienst is niet bestemd voor de opslag van zogenoemde gevoelige gegevens (artikel 9 AVG), met name gezondheidsgegevens van personen. De Klant verbindt zich ertoe daarin geen dergelijke gegevens vast te leggen, met uitzondering van de informatie die strikt noodzakelijk is voor de veiligheid van de activiteiten (noodcontact, vermelding van een door het gezin meegedeelde contra-indicatie), die hij onder zijn eigen verantwoordelijkheid en met minimalisering verwerkt. Gegevens over paarden (verzorging, stamboekregister) zijn geen persoonsgegevens, behalve wanneer zij betrekking hebben op een identificeerbare persoon.
De Klant geeft algemene toestemming voor het inschakelen van de subverwerkers die zijn opgesomd in het Privacybeleid (met name OVH, Stancer, Brevo, Spot-Hit, Mistral AI, Yousign, en Google uitsluitend voor de optionele agendasynchronisatie). EQUIMONDO informeert de Klant ten minste dertig (30) dagen vooraf over elke voorgenomen toevoeging of vervanging ; de Klant kan gerechtvaardigde bezwaren maken en, bij gebreke van overeenstemming, zonder boete opzeggen. EQUIMONDO sluit met elke subverwerker een contract dat verplichtingen oplegt die gelijkwaardig zijn aan deze verwerkersovereenkomst en blijft jegens de Klant volledig aansprakelijk voor de uitvoering ervan.
Getroffen technische en organisatorische maatregelen : TLS-versleuteling van alle communicatie ; multi-tenantarchitectuur met strikte scheiding van de gegevens van elk bedrijf ; individuele authenticatie van gebruikers en fijnmazig rechtenbeheer door de Klant ; voorbereide en geparametreerde databasequery's ; beperkte beheerderstoegang (SSH met sleutel, IP-filtering) ; logging ; dagelijkse versleutelde back-ups op toegewijde servers in Frankrijk met beperkte toegang ; procedure voor het beheer van kwetsbaarheden en incidenten.
De Klantgegevens worden uitsluitend binnen de Europese Unie (Frankrijk) gehost en geback-upt. Onder deze verwerkersovereenkomst vindt geen doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU plaats, met twee uitzonderingen : (i) de synchronisatie met Google Calendar, indien en alleen indien de Klant of zijn gebruiker deze inschakelt, gedekt door het Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen ; (ii) verbeteringsverwerkingen die uitsluitend worden uitgevoerd op geanonimiseerdegegevens, die geen persoonsgegevens meer zijn.
De Klant kan, ten hoogste eenmaal per jaar en met een opzegtermijn van dertig (30) dagen, de naleving van deze verwerkersovereenkomst nagaan aan de hand van het door EQUIMONDO verstrekte nalevingsdossier (beschrijving van de maatregelen, verklaringen, lijst van subverwerkers). Een audit ter plaatse, uitgevoerd door een onafhankelijke, niet-concurrerende derde die tot geheimhouding is gehouden, is mogelijk wanneer het dossier aantoonbaar tekortschiet, op kosten van de Klant en zonder de beveiliging of de aan andere klanten verschuldigde dienst te verstoren.
Bij het einde van het contract exporteert de Klant zelf en kosteloos al zijn gegevens in standaardformaten, gedurende zestig (60) dagen. Daarna verwijdert EQUIMONDO de gegevens uit de actieve systemen en worden de back-ups binnen drie (3) maanden door rotatie gewist, behoudens een wettelijke bewaarplicht (boekhoudstukken : 10 jaar). Op schriftelijk verzoek wordt een verklaring van verwijdering afgegeven.
Elke partij is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door een verwerking die in strijd is met haar eigen verplichtingen onder de AVG. De aansprakelijkheidsgrenzen van de algemene servicevoorwaarden gelden voor deze verwerkersovereenkomst, tenzij dwingend recht anders bepaalt. Bij tegenstrijdigheid tussen de verwerkersovereenkomst en de algemene servicevoorwaarden over een kwestie van gegevensbescherming, gaat de verwerkersovereenkomst voor.